Por conta da globalização e do avanço da tecnologia, sentimos uma aparente diminuição das distâncias e do tempo. Antes, para uma notícia da Europa chegar aqui no país, demorava alguns dias. Hoje, podemos acessar o noticiário local de qualquer região em poucos segundos. Nesse sentido, nossa rotina também se tornou veloz.
Alguns anos atrás, uma pessoa tinha seu telefone fixo residencial e o comercial. Em seu trajeto entre um local e outro, não existia comunicação a não ser estando ao lado dela. Na atualidade, o smartphone faz o indivíduo presente e disponível a todo momento. Esse exemplo é retrato da rapidez vivenciada por nós. Nesse sentido, há o problema do aumento das demandas e do nosso espaço social, consumindo vários instantes do nosso cotidiano.
Em vista dessas inúmeras tarefas, organizar e otimizar sua agenda é uma perspicaz solução para se tornar produtivo. Com uma lista de trabalhos, você se estressa menos: diminui os afazeres surpresa, atenua a necessidade de refazer projetos e faz cair a taxa de problemas (como uma reunião ou serviço esquecido).
Além disso, esquematizar o amanhã abre janelas para descansar, se entreter e cuidar da sua saúde. Mesmo não parecendo, 24 horas é suficiente para nós. Conciliar o emprego e estudos com o lazer é possível. Por isso, Alexandre Weiler, consultor de carreira da ESIC Internacional, sugere como você pode estruturar os deveres.
Na voz do especialista - o método da foca
Weiler cita o método da foca: dê ênfase às coisas essenciais. Essa prática divide as atividades em urgentes, não urgentes, importantes e não importantes. Embora sinônimos, nessa aplicação, essas palavras ganham sentidos diferentes. "Urgente" é o grau de relevância, determinando se algo é prioridade ou não. Já "importante" se refere a quem irá executar.
- Urgente e importante: se tiver compromissos desse gênero, realiza agora e por si;
- Não urgente e importante: esse é de sua responsabilidade, porém diferente do outro, decida quando fazer;
- Urgente e não importante: já nesse, é preciso começar o quão antes, mas não é você quem age. Esse encargo precisa ser delegado a outro.
- Não urgente e não importante: diferente de todos, essa ocupação deve ser eliminada.
Estratégias para otimizar o tempo
Diante de uma programação definida, é fundamental ter táticas para gerenciar o tempo, visando torná-lo proveitoso. Desse modo, leia a seguir algumas sugestões de como fazer isso.
Um dos inimigos com maior presença no cotidiano é a procrastinação. O mal de deixar para depois, por estar com desânimo ou preguiça, afeta diretamente na produtividade. Na maioria das vezes colocamos em standby obrigações desagradáveis e difíceis. Portanto, tente visualizar o impacto da realização dessas tarefas, como o ganho de momentos para relaxar ou a felicidade de entregar um longo projeto.
Aliás, a crença das pausas serem ruins no desempenho é um pensamento danoso. Muitos descansos, de fato, são ruins, pois atrasam os progressos e as entregas. O saudável é fazer poucos intervalos entre uma solicitação e outra. Dessa forma, você não provocará estresse crônico e estará propício a executar bem as atribuições.
Outro fato é: fazer inúmeras coisas em um mesmo segundo é, para a surpresa de alguns, antônimo de rendimento. Tentar cumprir demais faz nossa mente perder a atenção, aumentando assim as chances do retrabalho. É melhor se dedicar em uma função, evitando o cenário de perder horas refazendo algo. Também, acordar cedo é um forte gesto para sua rotina. Dessa maneira, é plausível ter uma grande quantidade de minutos para planejar e se organizar, evitando a correria e a exaustão.
Finalmente, uma medida aliviadora de deveres é dizer “não”. Se estiver com planejamentos de serviços cheios, dispensar uma nova demanda alivia sua fila de afazeres. Além disso, ganha-se oportunidades de espaço para concentração. Fundamental também ressaltar os motivos de solicitar a recusa, e lembrar da possibilidade dela não ser aceita.
Por meio dessas dicas, você ampliará as chances de ser eficiente, melhorando sua reputação e qualidade de vida. Consequentemente, você terá períodos de descanso. Essas medidas são essenciais para não desenvolver o esgotamento mental, conhecido também como síndrome de Burnout.
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