Comunicação tecnológica
O e-mail é uma das formas de comunicação mais utilizadas no mundo corporativo. O contato entre os colaboradores, clientes e fornecedores é facilitado por ele. Por ser uma ferramenta fácil de lidar, com envio rápido e eficaz, ganhou destaque internacional e é usado em diversas companhias, sendo o principal veículo para mensagens oficiais.
Apesar de ser um modo eficiente de dialogar, algumas questões estão envolvidas na hora de escrevê-lo. Ainda hoje, muitas pessoas não sabem qual é a maneira correta de usufruir da plataforma. Após a criação de redes sociais com chats, conhecidas por permitirem o uso de emojis, gírias e abreviações, ficou ainda mais fácil confundir e misturar a nossa forma de interação.
Para a consultora de etiqueta comportamental e corporativa, Valquíria Di Giorgio, “é preciso tomar cuidado, porque também é um documento.” Textos sem destinatários, anexos, com jargões, pronomes de tratamento incorretos, contendo erros ortográficos e gramaticais são muito recorrentes. Porém, se você deseja ser um profissional de notoriedade, é importante se atentar e reduzir ao máximo essas falhas, principalmente quando elas podem ser facilmente evitadas.
Passo a passo:
Visando te ajudar a construir uma mensagem perfeita, de forma competente e fugir da vergonha na empresa, trouxemos oito dicas para você nunca mais errar:
1 - Pense em quem é o seu destinatário: pode parecer óbvio, mas é essencial saber com quem estamos falando. Neste momento podemos decidir se o contato será mais formal, informal e como devemos abordar cada assunto. Se a pessoa já sabe exatamente sobre o tema, não é preciso contextualizar, mas caso contrário, você precisa explicar sobre. Por isso, reflita e tenha certeza na hora de sua criação.
2 - Defina um assunto objetivo: seja direto na hora de anotá-lo, evite enrolar muito ou ser breve demais. O ideal é o seu leitor compreender o tema da conversa, mais detalhes seguirão no corpo da mensagem.
3 - Recorra ao endereço oficial: caso você seja funcionário de uma firma, é importante se comunicar utilizando os canais administrativos dela. Dê sempre preferência ao mais criterioso, evitando misturar suas contas pessoais.
4 - Use sempre saudações: seja educado 100% do tempo, dê bom dia, boa tarde, apresente-se e lembre-se de agradecer pela atenção, caso seja necessário. Faça saudações no início e no final, porém dentro das formalidades do seu negócio.
5 - Fuja de gírias, abreviações e emojis: por ser um conteúdo com teor profissional, é importante nos atentarmos à formalidade. Gírias, abreviações e emojis são bem-vindos em outras situações, mas não funcionam bem em um contexto corporativo. Então nada de “td bem cm vc?”, “mano” e carinhas felizes.
6 - Utilize espaçamento: a formatação pode facilitar muito a leitura. Dessa forma, procure utilizar um distanciamento entre os parágrafos para evitar a confusão e deixar as ideias mais organizadas.
7 - Tenha uma mensagem clara: no corpo do seu material é importante escrever de forma compreensível, visando o total entendimento e assimilação para quem o lerá. Se necessário, divida as informações em tópicos e aborde cada uma delas separadamente.
8 - Revise: a dica mais importante de todas é essa. É essencial conferir o seu texto e confirmar a qualidade dele, verificar se não há erros ortográficos ou gramaticais, se os endereços dos destinatários estão corretos, se o assunto está claro e se você teceu da melhor forma possível.
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