Você sabe participar ou realizar de reuniões? Esses encontros são fundamentais para ocasiões importantes nas empresas. Contudo, há muitos casos nos quais essas ações deixam de auxiliar as organizações e acabam prejudicando o andamento do trabalho.
De acordo com Reinaldo Passadori, especialista em comunicação verbal, pela sua relevância, esses compromissos devem ser muito bem planejados para atingir os resultados esperados. Caso contrário, eles perdem o seu significado e podem causar uma impressão negativa. “Também deve-se ter cuidado para evitar um mal conhecido como “reuniãotite”, ou seja, a realização desses eventos com grande frequência e sem objetividade. Para evitar essa situação, o especialista separou algumas dicas:
- Planejar o antes, o durante e o depois: determine quem será o responsável, marque na agenda dos envolvidos e elabore todas as pautas a serem debatidas. Escolha também um local adequado, respeito horário e duração prevista. Ao fim, envie aos participantes as decisões abordadas.
- Definir objetivos claros: prepare o foco a ser discutido e leve algumas alternativas para a questão.
- Crie um ambiente dinâmico: estabeleça um clima confortável, envolvente e de alta interação. Utilize recursos audiovisuais para a apresentação ficar mais completa.
Para Ipa Pimentel, gerente da Hering Store no Rio de Janeiro, essa tarefa nunca foi difícil, pois a líder sempre promoveu conversas participativas. Para ela, isso não apenas serve para endireitar questões importantes e objetivas, mas também para desenvolver novos projetos e estratégias. “Eu prefiro prepará-los com antecedência para não ter nenhuma lacuna e poder alinhar pontos apresentados”, conta.
Já para os convidados, Passadori aconselha ser pontual e estar a par do assunto a ser tratado. Além disso, é interessante ele ficar preparado para argumentar de forma clara. Assim, se tornará uma pessoa tida como referência na área de atuação.
Boa sorte!
