Em 2020, a pandemia chegou transformando todo o cenário de inúmeros setores. Embora já existisse há muito tempo, o home office ganhou ainda mais espaço com o isolamento social. Com a retomada das atividades presenciais, a possibilidade de atuar em casa e frequentar o escritório regularmente se tornou realidade. Na época, grande parcela dos indivíduos não acreditavam na viabilidade de manter a rotina sem sair de suas respectivas residências. Com a sua permanência, se inteirar sobre os verdadeiros aspectos para fazer esse formato funcionar é fundamental para sobreviver na era tech. Sendo assim, compreender como se adaptar às tendências tecnológicas é indispensável.
O cenário do trabalho virtual
De acordo com Cushman & Wakefield, uma das maiores consultorias imobiliárias do mundo, 95% das empresas aprovam esse formato de atuação, tendo 44,3% delas relatado mais pontos positivos se comparado com o negativos. Ainda, 42,1% dos escritórios reduzirão o espaço físico no futuro, enquanto 12,1% desses pretendem fazer nos próximos 12 meses. Dessa forma, fica nítido como as corporações estão voltando esforços para instaurar o remote first.
Nesse contexto, as corporações passaram a avaliar profundamente os impactos da crise sanitária dentro do mercado e do estabelecimento. “Em 2020, realizamos pesquisas para identificar informações sobre a aceitação do home office, modelo adotado de forma imediata pelas empresas naquele momento. Chegamos a esse novo recorte, dois anos após as primeiras amostragens, permite-nos notar como o teletrabalho trouxe sim benefícios, porém o formato presencial segue como agradando os tomadores de decisão, garantindo assim o modelo híbrido”, comenta Natália Pozzani, Head de Marketing para a América do Sul da Cushman & Wakefield.
Além disso, podemos avaliar positivamente as facilidades fornecidas pelas companhias adeptas à virtualidade. “Isso reforça pilares como a integração da equipe e a disseminação da cultura e valores da empresa. Além de determinar o investimento a mais das entidades nos ambientes de trabalho, visando manter a produtividade e maiores atrativos para a manutenção de talentos”, complementa Natália.
“Ao mapear o workflow, é possível visualizar de forma clara pontos dos processos necessitados de aprimoramentos, como burocracia excessiva, duplicidade de informação, tempo longo de execução das tarefas, falta de padrão e erros de execução. Desse modo, entendemos qual caminho é percorrido no processo, informações necessárias, atividades devem ser executadas desde o momento no qual uma solicitação é feita até a sua conclusão”, pontua Bruna Amaral Castro, Business Product Manager da Zeev.
O caminho para a otimização do hibridismo
Segundo um levantamento realizado pelo Google Workspace, em parceria com a consultoria IDC Brasil, 56% das corporações brasileiras passaram a atuar com o modelo híbrido em 2022, representando um aumento de 12% em relação a 2021. Ainda, o estudo indica como 85% dos profissionais já estão operando nessa formato definitivamente, mostrando como essa foi uma novidade do período pandêmico veio para ficar. Nesse sentido, confira os principais passos para otimizar a rotina do hibridismo.
Reduza burocracias excessivas nas empresas: apesar da era virtual facilitar os fluxos de trabalho, ainda é muito comum encontrar processos burocráticos dentro de organizações, podendo facilmente ser modificado. Nesse caso, o mais indicado é reavaliar os processos para eliminar toda a burocracia considerada excessiva, como a análise da verificação de arquivos. Um exemplo, é o uso de assinaturas eletrônicas e a possibilidade de enxugar processos, deixando eles muito mais simples e rápidos, eliminando a necessidade de passar por diversos setores. Assim, os documentos digitais chegam aos seus destinos com muito mais facilidade, diminui-se o tempo gasto em entrega. Além disso, os signatários on-line podem realizar a operação de qualquer lugar.
Elimine informações repetidas: um problema muito comum dentro das instituições é a gestão dos certificados, muitas vezes, encontrada em um acúmulo de dados duplicados ou errados. Para eliminar esse contratempo, é possível começar por excluir formulários iguais, para não gerar confusão e não correr o risco dessas informações não serem perdidas, e passar a centralizá-las em um só lugar. Se livrar de tarefas semelhantes e desnecessárias também ajuda e evita repetição em diferentes partes, refletindo diretamente na otimização de tempo a partir de feitos complexos não são dinâmicos para o mercado atual.
Diminua o tempo dos principais processos da organização: essa aceleração de dinâmicas significa reduzir custos e produzir mais. Para entender se o intervalo gasto em metodologias de trabalho são muito longas, é necessário avaliar tarefas recorrentes das quais poderiam ser executadas em paralelo com as atuais, além de eliminar atividades não fundamentais para o procedimento. O mais indicado é fazer uma avaliação sobre o motivo de alguma tarefa ser realizada e caso ela não seja importante para o negócio ou cliente, eliminar visando encurtar a ação. Além disso, é preciso analisar qual fase limita a produção, ou de grande espera, para buscar por alternativas aprimoradas do andamento da etapa em questão.
Siga pelo caminho da padronização de processos: é comum a delegação de algumas atividades pelos colaboradores sem a clareza de como realmente funciona o processo e, até mesmo, para quem passar depois de finalizado. Ao unificar métodos elaborando instruções e manuais de etapas internas, explicando a maneira de executar tarefas e deixando-as em um determinado perfil, a empresa reduz problemas relacionados à gestão do serviço no dia a dia e, consequentemente, facilita a rotina. Por isso, divulgar material interno e sempre treinar a equipe, mantendo um alinhamento e comunicação interna, também são soluções úteis.
Torna-se evidente, portanto, como os pontos citados são relevantes para conseguir organizar o fluxo dessa forma de atuação em crescimento. A partir dessas competências, há o ganho de mais eficiência e produtividade, fatores fundamentais para gerar mais lucros para a instituição. Desse modo, a otimização das demandas é alcançada com sucesso.
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